Derzeit freie Kapazitäten — Anfragen willkommen

Verlässlicher Rückenwind
für Ihren Einkauf und Export,
wenn Sie ihn brauchen.

Selbstständige Unterstützung im operativen internationalen Einkauf und Export-Management. Transparent, verlässlich, lösungsorientiert — weltweit auf Englisch und 100 % remote von Fehmarn aus.

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Ihre Situation

Auftragsspitze, Engpass, liegen gebliebene Aufgaben
und das Geschäft muss trotzdem laufen.

Selten liegt es an dem einen großen Problem. Es sind die vielen kleinen Aufgaben, die liegen bleiben.

  • Engpass im TeamZu viele Aufgaben, zu wenig Kapazität im Team — und die täglichen Bestellungen und Rückfragen laufen trotzdem weiter
  • ExportstauExportaufträge stapeln sich, und für saubere Dokumente fehlt gerade die Zeit
  • Kapazität fehltNeue Aufgaben kommen dazu, doch im Tagesgeschäft bleibt dafür keine Kapazität
  • Lieferkette haktLieferanten im Ausland blockieren, Liefertermine wackeln, die Fracht steht im Hafen

6 Ja-/Nein-Fragen · ca. 1 Minute · Auswertung nur in Ihrem Browser

Kurzcheck · operative Kapazität

Frage 1 von 6

Bleiben operative Vorgänge häufiger länger liegen als vorgesehen?

0von 6 Situationen wiedererkannt

Aktuell wenig zusätzlicher Kapazitätsbedarf

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Unverbindliche erste Orientierung. Ihre Antworten werden nur in Ihrem Browser ausgewertet, nicht gespeichert und nicht übertragen.
Containerschiff im Hafen bei Dämmerung
Meine Leistungen

Einkauf & Export — so wie Sie es brauchen

Auftragsspitze, Engpass, liegen gebliebene Aufgaben? Ich übernehme, was Sie abgeben wollen — 100 % remote und in klar abgestimmtem Rahmen.

Operativer Einkauf

Bestellabwicklung, Lieferantenkorrespondenz, Terminverfolgung, Liefermahnungen und zähe Preisverhandlungen im Ausland. Ich unterstütze Sie dabei, operative Einkaufsaufgaben weiterzuführen, wenn intern Kapazität fehlt.

  • Bestellungen auslösen, prüfen und nachverfolgen
  • Abstimmung mit Lieferanten zu Preisen, Lieferterminen und Verfügbarkeiten
  • Terminverfolgung und Klärung von Abweichungen
  • Reklamationen, Rückstände und Lieferverzögerungen bearbeiten
  • Stamm- und Bewegungsdaten pflegen

Export-Management

Exportaufträge sauber abwickeln, Dokumente sorgfältig vorbereiten und mit Speditionen und Kunden abstimmen.

  • Laufende Export- und Auftragsvorgänge begleiten
  • Kommunikation mit Kunden, Speditionen und Dienstleistern
  • Versand- und Auftragsabwicklung in bestehenden Abläufen
  • Lieferungen, Termine und Aufträge nachverfolgen
  • Zollabwicklung über Ihren Spediteur koordinieren

Internationale Kommunikation

Internationale Abstimmungen mit Lieferanten und Kunden — klar, freundlich und verbindlich.

  • Verhandeln und korrespondieren auf Deutsch und Englisch
  • Ansprechpartner einbinden, Fristen im Blick behalten
  • Abstimmung zwischen internen und externen Stellen

Projekte & Sonderaufgaben

Liegengebliebene Aufgaben, Datenbestände und organisatorische Themen arbeite ich strukturiert auf.

  • Offene Vorgänge und liegengebliebene Aufgaben aufarbeiten
  • Stammdaten bereinigen, ergänzen und strukturieren
  • Übersichten, Listen und Dokumentationen erstellen und pflegen
  • Informationen für Auswertungen und Entscheidungen vorbereiten
  • Unterstützung bei organisatorischen Projekten und Systemumstellungen
Wie wir zusammenarbeiten
Aus der Praxis

Drei Fälle aus dem Tagesgeschäft.

Unternehmen anonymisiert.

Operativer Einkauf

Wenn kein Lagerbestand den Verzug abfängt.

Das Problem

Make-to-Order: gefertigt wird erst nach Bestellung, ein Lager gibt es nicht. Fällt der Termin, springt nichts ein — dann steht beim Kunden das Band.

Meine Lösung

Der Lieferverzug fiel mir beim laufenden Terminabgleich auf — Wochen vor dem Versand, früh genug, um noch etwas zu bewegen. Ich habe mit dem Lieferanten und der Kundenseite gesprochen und durchgerechnet, welcher Versandweg den Termin überhaupt noch hält.

Das Ergebnis

Expressversand, bezahlt vom Lieferanten — die Ware war schon in Verzug, und über die Seefracht hätte der Kunde seine eigenen Liefertermine gerissen. Sie kam rechtzeitig, das Band lief weiter, und Eskalationen blieben aus.

Export-Management

Wenn die Ware schneller ist als die Papiere.

Das Problem

Ein Kunde in Japan, ein Lieferant in China. Die Seestrecke ist kurz — das Schiff legt oft an, bevor die Papiere fertig sind. Dann liegt die Ware im Hafen, in Sichtweite. Und ohne freigegebenes Konnossement kommt der Kunde trotzdem nicht an seinen Container.

Meine Lösung

Zahlung und Dokumente mussten abgeschlossen sein, bevor das Schiff anlegte. Oft hing alles an der Freigabe des Spediteurs in China. Die habe ich frühzeitig nachgehalten, während die Kundenseite in Japan auf den Telex Release wartete.

Das Ergebnis

Die Freigabe lag vor, wenn das Schiff anlegte — sonst hätte die Ware mit Standgeld tagelang im Hafen gestanden. So konnte der Kunde alle Termine bei seinen eigenen Abnehmern wie geplant einhalten.

Stammdaten und Termine

Wenn dem System keiner mehr glaubt.

Das Problem

Der Vertrieb sagt Kunden Termine zu, die er im System abliest. Stimmen die Daten nicht, passiert etwas Schleichendes: Zusagen müssen zurückgenommen werden. Irgendwann glaubt niemand mehr dem System, und jede Auskunft läuft wieder über einen Anruf.

Meine Lösung

Mahnlisten und Liefertermine Position für Position durchgehen, Abweichungen beim Lieferanten klären, korrigieren. Das ist unspektakuläre Arbeit — und genau deshalb bleibt sie oft liegen, wenn es eng wird.

Das Ergebnis

Die Termine stimmten wieder. Ohne die Korrektur hätte der Vertrieb weiter Zusagen zurücknehmen müssen — so konnte er einem Kunden ein Datum nennen, das auch hielt.

Eine Reihe bunter Frachtcontainer – Einkauf & Export weltweit
So arbeiten wir zusammen

Lösungsorientiert, verlässlich, transparent.

01

Erstgespräch

Sie schildern Ihre Ausgangssituation, die konkreten Aufgaben und was besonders dringend ist. Gemeinsam klären wir, was Sie brauchen und ob ich Sie dabei sinnvoll unterstützen kann.

02

Übergabe

Wir schließen einen kurzen Dienstvertrag. Sie richten mir Zugänge ein und stellen mir die relevanten Ansprechpartner und Abläufe vor — die vereinbarten Aufgaben übernehme ich danach in eigener Verantwortung. Umfang und Ablauf der Übergabe stimmen wir vorab transparent ab.

03

Eigenständige Abwicklung

Ich übernehme die abgestimmten Aufgaben selbstständig. Transparent bleibt jederzeit, was bearbeitet wurde, was offen ist und wo Entscheidungen nötig sind.

04

Laufende Rückmeldung

Wir bleiben im regelmäßigen Austausch, Prioritäten und Umfang lassen sich flexibel anpassen. Art und Rahmen unserer Zusammenarbeit werden vorab klar vereinbart.

Ihr Nutzen

Ihr Nutzen auf einen Blick.

Entlastung dort, wo sie im Tagesgeschäft gebraucht wird — ohne Ihre Strukturen zu verändern.

Offene Vorgänge bleiben im Blick — Bestellungen, Liefertermine und Rückfragen laufen weiter, Verzögerungen fallen früh auf

Ihr Team wird entlastet — zusätzliche operative Arbeit hält es nicht dauerhaft von seinen eigentlichen Aufgaben ab

Partner erhalten verlässliche Rückmeldungen — Lieferanten, Kunden und Speditionen bleiben eingebunden, Abstimmungen brechen nicht ab

Projekte kommen voran — auch Stammdatenpflege, Dokumentationen und Vorbereitungen bleiben nicht liegen

Anspruchsvolle Phasen bleiben beherrschbar — bei Auftragsspitzen, Vakanzen oder erhöhtem Aufkommen

Wirtschaftlichkeit

Flexible Unterstützung statt dauerhafter Fixkosten.

Sie buchen eine Leistung, keine Stelle: den Umfang, den Sie tatsächlich benötigen — punktuell, mit reservierter monatlicher Kapazität oder projektbezogen.

+ 21 % AG-Anteile Bruttogehalt FESTANSTELLUNG
≈ 21 %

Lohnnebenkosten entfallen

Auf jedes Bruttogehalt einer Festanstellung kommen im Schnitt rund 21 % Arbeitgeberanteile obendrauf. Bei externer Unterstützung entstehen für Sie keine Arbeitgeberanteile, Urlaubs- oder Lohnfortzahlungskosten.

≈ 150 Tage STELLE WIRD FREI MONAT 6 Vakanzzeit bis zur Nachbesetzung
≈ 150 Tage

Vakanzen dauern oft Monate

Je nach Rolle, Region und Arbeitsmarkt kann die Nachbesetzung mehrere Monate dauern. In dieser Zeit kann externe Unterstützung Einkauf und Export weiter entlasten — nach einer abgestimmten Einarbeitung.

Feste Stelle — gleichbleibende Kosten Tatsächlicher Arbeitsanfall
Nach Bedarf

Keine dauerhafte Stelle

Sie nutzen zusätzliche Unterstützung so, wie sie gebraucht wird — punktuell, mit reservierter Kapazität oder projektbezogen. Passend zu Auftragsspitzen, Engpässen oder Vakanzen.

Orientierungswerte, keine individuelle Zusage. Tatsächliche Arbeitgeberkosten und Vakanzzeiten variieren je nach Konstellation, Krankenkasse, Branche, Region und Stelle. Quellen: Sozialversicherungs-Beitragssätze 2026; StepStone-Daten zur Vakanzzeit.

Containerbrücken eines Containerterminals im Abendlicht
Ihre Möglichkeiten der Zusammenarbeit

Drei Modelle — passend zu Ihrem Bedarf.

Ob punktuelle Unterstützung, regelmäßig reservierte Kapazität oder ein klar umrissenes Projekt: Gemeinsam wählen wir die Form, die zu Ihren Aufgaben, dem Zeitraum und Ihren internen Abläufen passt.

Flexibel

Einzelbeauftragung

Für klar umrissene Aufgaben, Auftragsspitzen oder kurzfristigen Bedarf. Sie beauftragen mich gezielt dann, wenn zusätzliche operative Unterstützung gebraucht wird.

Planbar

Monatliche Kapazität

Für wiederkehrenden Bedarf und planbare Entlastung. Ich reserviere einen abgestimmten Zeitumfang für Sie, den Sie innerhalb des vereinbarten Rahmens flexibel einsetzen können.

Projektbezogen

Individuelles Angebot

Für größere Vorhaben, längerfristige Verstärkung, Sonderaufgaben und umfangreichere Aufarbeitungen. Ziel, Umfang und Zeitraum stimmen wir passend zum Projekt ab.

Die konkreten Konditionen erhalten Sie im persönlichen Angebot.
Merkmal Einzelbeauftragung Monatliche Kapazität Individuelles Angebot
Einsatz kurzfristig regelmäßig größere Vorhaben
Umfang je Aufgabe vereinbarter Zeitumfang je Projekt
Laufzeit punktuell laufend je nach Vorhaben
Kapazität reserviert nein ja nach Vereinbarung
Abrechnung nach Aufwand Stundenkontingent individuell kalkuliert

Interesse? Lassen Sie uns sprechen — im Erstgespräch finden wir gemeinsam das passende Modell.

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Wand aus gestapelten Europaletten
Über mich

Moin, ich bin Birte.

Birte Hagen
Birte Hagen · Fehmarn

Seit 2017 dreht sich mein Berufsleben um internationalen Handel: Ausbildung zur Groß- und Außenhandelskauffrau mit Fachrichtung Außenhandel, danach fünf Jahre in der Exportsachbearbeitung und im operativen Einkauf — Beschaffung weltweit, Containerexporte nach Fernost und Nahost, Warendisposition für große Sortimente.

Ich kenne die Tage, an denen Lieferanten im Ausland blockieren, die Fracht im Hamburger Hafen steht und drei Anfragen gleichzeitig eine Antwort brauchen. Und ich weiß, in welcher Reihenfolge man sie abarbeitet.

International verhandeln, Lieferketten koordinieren und Aufträge sauber durch den Prozess bringen — auf Deutsch und Englisch, mit SAP und add*ONE. Wenn es bei Ihnen hektisch wird, unterstütze ich Sie in Ihrem Alltag.

Warum remote von Fehmarn?

Moderner internationaler Handel ist nicht an einen festen Büroarbeitsplatz gebunden. Entscheidend sind verlässliche Erreichbarkeit, transparente Abstimmung und eine lösungsorientierte Arbeitsweise. Von Fehmarn aus bin ich per Telefon, Video und E-Mail erreichbar — so wie Sie es brauchen.

Von Fehmarn nach Hamburg — und zurück

Acht Jahre Großstadt, Hafen und internationaler Handel aus nächster Nähe. Was ich in Hamburg gelernt habe, bringe ich heute von der Insel aus für Kunden in ganz Deutschland ein.

Schule und Qualifikation

  • 2008–2014RealschulabschlussInselschule Fehmarn
  • 2014–2016Kaufmännische Assistentin, InformationsverarbeitungBerufsfachschule Oldenburg
  • 2016Cambridge-Zertifikat Englisch B2Zwei Monate Sprachschule auf Malta
  • 2016–2017Fachgebundene Hochschulreife WirtschaftBerufsoberschule Neustadt
  • 2017–2020Groß- und Außenhandelskauffrau, AußenhandelSchiffbauzulieferer — Schiffsmanövriertechnik

Beruf

  • 2020–2021Export-Sachbearbeiterin Fernost und NahostAußenhandelsunternehmen — Möbelexport B2BContainerexporte, Akkreditive, See- und Luftfracht
  • 2021–2025Warendisposition und operativer EinkaufIndustrieunternehmen — DichtungstechnikBeschaffung weltweit, Bedarfsanalyse bis Einlagerung
  • 2025Rückkehr nach FehmarnInternationaler Handel, jetzt remote
  • 1.10.2026Offizielle GründungRückenwind für Ihren Einkauf und Export

Systeme im Tagesgeschäft

  • SAPDisposition, Bestellabwicklung, Stammdaten
  • add*ONEBedarfs- und MRP-Planung
  • MS OfficeExcel für Auswertungen, Word, Outlook

Digitale Arbeitsweise

  • NotionAblage- und Prozessstrukturen
  • n8nAutomatisierung wiederkehrender Abläufe
  • Claude · ChatGPTRecherche und Textarbeit — ohne Kundendaten
  • CanvaUnterlagen und Grafiken

Autodidaktisch erarbeitet.

Seit 2017 im Außenhandel Operativer Einkauf & Disposition Exportsachbearbeitung Englisch B2, Cambridge-Zertifikat Industrie · Möbel · Maritime Technik Fernost · Nahost · Nordamerika · Europa 100 % remote
Aufgeräumter Schreibtisch mit Bildschirm, Tastatur und Maus — Arbeitsplatz für die Zusammenarbeit aus der Ferne
Referenzen

Stimmen früherer Arbeitgeber.

„Sehr fundiertes, gutes Fachwissen … arbeitete sich immer rasch in neue Aufgabengebiete ein und durchdrang auch komplexe Sachverhalte stets vollständig.“Arbeitszeugnis Industrie 2025
„Eine sehr verantwortungsvolle, außerordentlich fleißige und stets zuverlässige Mitarbeiterin.“Zeugnis Außenhandel 2021
„Erledigte ihre Aufgaben mit großem Engagement und persönlichem Einsatz … auch unter Zeitdruck bewältigte sie alle Aufgaben.“Arbeitszeugnis Industrie 2025
„Fundierte Kenntnisse in allen Aspekten des Exporthandels … versteht es, durch ihr Fingerspitzengefühl im Umgang mit Kunden den Verkauf zu steigern.“Zeugnis Außenhandel 2021
„Vertrauenswürdigkeit und große Zuverlässigkeit zeichneten durchweg ihren Arbeitsstil aus.“Arbeitszeugnis Industrie 2025
„Zeigte bei der Ausbildung Fleiß, Engagement und Ausdauer … erledigte alle Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit.“Ausbildungszeugnis 2020

Alle Zitate stammen wörtlich aus vorliegenden Zeugnissen; Arbeitgeber anonymisiert. Originale auf Anfrage.

Gut zu wissen

Wichtige Fragen — konkrete Antworten.

Wie schnell können Sie einsteigen?
Kein wochenlanger Vorlauf: Ich kenne Einkaufs- und Exportprozesse aus der Praxis. Nach einem kurzen Kennenlernen und der Zugangseinrichtung durch Ihre IT kann es zügig losgehen.
Wie greifen Sie auf unsere Systeme zu?
Für die vereinbarten Aufgaben benötige ich Zugang zu Ihren Systemen, z. B. per VPN, virtuellem Desktop oder Web-Login. Ich arbeite 100 % remote mit eigener Hard- und Software und richte mich dabei nach Ihrer Systemumgebung.
Mit welchen Systemen kennen Sie sich aus?
SAP und add*ONE nutze ich routiniert, dazu das gesamte MS-Office-Paket. In andere ERP- oder Beschaffungssysteme arbeite ich mich schnell ein.
Welcher Umfang ist möglich?
Das hängt von Ihrem Bedarf und meiner verfügbaren Kapazität ab. Möglich sind einzelne Aufgaben ebenso wie regelmäßig reservierte Kapazität oder projektbezogene Unterstützung. Umfang und Rahmen stimmen wir vor dem Start klar miteinander ab.
Wie lange sind wir gebunden?
Das richtet sich nach dem gewählten Modell. Einzelne Aufgaben können punktuell beauftragt werden; laufende Kapazitäten oder Projekte vereinbaren wir für einen passenden Zeitraum. Die konkreten Konditionen erhalten Sie vor der Beauftragung transparent im persönlichen Angebot.
Arbeiten Sie exklusiv für ein Unternehmen?
Nein. Als selbstständige Unternehmerin arbeite ich parallel für mehrere Auftraggeber. So bleibe ich wirtschaftlich unabhängig und kann Kapazitäten flexibel steuern.
Was übernehmen Sie nicht?
Ich bin Groß- und Außenhandelskauffrau und übernehme operative Aufgaben, keine Beratung. Zollanmeldungen laufen über Ihren Spediteur — die Koordination übernehme ich. Nicht dazu gehören verbindliche Exportkontroll- und Sanktionslistenprüfungen sowie Rechts-, Steuer- oder Zollberatung. Bestellungen über ein vereinbartes Limit löse ich nur mit Ihrer Freigabe aus.
Wie steht es um Datenschutz und Vertraulichkeit?
Sensible Daten werden grundsätzlich in bzw. über Ihre Systeme verarbeitet. Werden personenbezogene Daten verarbeitet, schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Über alle Geschäftsvorgänge bewahre ich Stillschweigen — eine Vertraulichkeitsvereinbarung schließe ich gern ab.
Kontakt

Schreiben Sie mir.
Ich antworte zeitnah und persönlich.

E-Mail kontakt@birtehagen.de Telefon +49 156 79812378 WhatsApp Chat starten
Standort Fehmarn — Zusammenarbeit 100 % remote